واضح و آشکارمبهم

در رابطه با ابعاد فوق به چهار نکته زیر باید اشاره نمود:
– ابعاد مختلف اطلاعات در رابطه با یک تصمیم گیری خاص مطرح نمی شود.
– دامنه هر بعد ممکن است سطوح کیفیت متفاوتی داشته باشد.
– حتی زمانی که ابعاد مختلفی وجود دارد، برخی ابعاد از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.
– اهمیت یک بعد خاص در مسأله تصمیم گیری، نشان دهنده وضعیت تصمیم، ماهیت مسأله مورد نظر و مهارت های تصمیم گیرندگان است. در حالتی که تصمیم گیرنده دارای قدرت تحلیل قوی می باشد، تهیه اطلاعات دقیق و جامع می تواند کیفیت تصمیم اتخاذ شده را افزایش دهد. اما اگر قدرت تحلیل تصمیم گیرنده ضعیف باشد، اطلاعات مختصر و خلاصه ممکن است ارزش بیشتری داشته باشد. (صرافی زاده، علی پناهی، ۱۳۸۲، ص ۷۷)
– کیفیت[۱۰۵] اطلاعات (اطلاعات از نظر کیفی بودن): اطلاعات را بر حسب کیفیت نیز می توان طبقه بندی نمود. منظور از کیفیت اطلاعات ابعادی است که می تواند ارزش اطلاعات را برای کاربر افزایش دهد.
– رسمیت[۱۰۶] اطلاعات (اطلاعات از نظر رسمی بودن): اطلاعات رسمی به آن دسته از اطلاعات گفته می شود که از طریق مجراهای رسمی در سازمان گردش پیدا می کند و در اختیار استفاده کنندگان ذی ربط قرار می گیرد. (قاضی زاده فرد، ۱۳۷۶، ص ۱۲۰) این اطلاعات شامل اطلاعاتی است که در بردارنده نیازهای قانونی، بودجه ای، برنامه ریزی شده، حسابداری، مدیریت و غیره می باشد. (کارگری و خادمی زارع، ۱۳۸۴، ص ۴۵). اطلاعات غیررسمی آن بخش از اطلاعات جاری در سازمان هاست که از مجراهای رسمی جریان و گردش پیدا نمی کند و عمدتاً از طریق سازمان های غیررسمی انتقال پیدا می کند (قاضی زاده فرد، ۱۳۷۶، ص ۱۲۰). اطلاعات غیررسمی شامل نقطه نظرات، قضاوت ها، شایعات، تجربه های شخصی، فرضیات و غیره می باشد. (کارگری، خادمی زارع، ۱۳۸۴، ص ۴۵)
– مسیر اطلاعات (اطلاعات از نظر مسیر و جهت جریان): اطلاعات را براساس جهت جریان آن در سازمان ها می توان به سه دسته عمودی، افقی و مورب تقسیم کرد:
الف- جریان اطلاعات به صورت عمودی[۱۰۷]: خود به دو شکل برقرار می شود:
– از بالا به پایین[۱۰۸]: ممکن است از مدیریت عالی شروع شود و از طریق سایر سطوح مدیریت به کارگران و کارکنان سطح عملیاتی منتهی می گردد. این اطلاعات معمولاً در برگیرنده اهداف، سیاست ها، دستورالعمل ها، آیین نامه ها، خط مشی ها و بخشنامه ها می شود.
– از پایین به بالا[۱۰۹]: از سطوح پایین سلسله مراتب سازمانی شروع می شود و به سطوح بالاتر انتقال می یابد. این اطلاعات با ارائه گزارش ها، پیشنهادها و درخواست ها به سطوح بالاتر استمرار می یابد.
ب- جریان اطلاعات به صورت افقی[۱۱۰]: معمولا از طریق رویه ها و روش های انجام کار در میان اعضای واحدها و گروه های کاری متعدد و اعضای بخش های متنوع صفی و ستادی برقرار می شود. این نوع اطلاعات موجب بهبود روحیه اعضای سازمان می گردد و هماهنگی واحدهای هم سطح و افراد هم ردیف را افزایش می دهد.
ج- جریان اطلاعات به صورت مورب[۱۱۱]: بر نوعی رابطه در کنار ارتباطات افقی بین مسوولان و کارکنان دلالت دارد که در آن طرفین ارتباط از دو سطح جداگانه و از دو حوزه کاری متفاوت با هم به مبادله اطلاعات می پردازند. (قاضی زاده، فرد، ۱۳۷۶، صص ۱۲۱-۱۲۰ و مقری، ۱۳۸۷، صص ۶۷-۶۳)

۲-۲-۵-۵-اهمیت اطلاعات:

هر سازمانی که داده های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان، به داده های مورد نیازش دستیابی داشته باشد، موفق تر است. نقش داده و اطلاعات در مدیریت سازمان ها، نقشی حیاتی و اساسی است. هرچه فضای اطلاعاتی یک سازمان، دقیق تر، شفاف تر، منسجم تر و سیستماتیک تر باشد، سازمان بهتر می تواند به اهدافش نائل آید. وجود فضای اطلاعاتی نادقیق، کدر، آشفته، متناقض، ناساختمند از مهم ترین عوامل عدم پیشرفت در مدیریت سازمان ها است. (روحانی رانکوهی، ۱۳۷۲، ص۹۳)
اطلاعات یکی از مهمترین منابعی است که در اختیار مدیران قرار دارد، لذا باید بتوانند آن را مانند هر منبع دیگری مدیریت نمایند. توجه به این موضوع ناشی از دو نکته است: اول اینکه امروزه کسب و کار خیلی پیچیده تر از گذشته است و دوم قابلیت های عمده ای که کامپیوتر پیدا نموده است. اطلاعاتی که ازکامپیوتر خارج می شود مورد استفاده مدیران، افراد غیرمدیر و نیز اشخاص و سازمان هایی است که در پیرامون سازمان قرار دارند. از طرف دیگر مدیران در تمام سطوح سازمان و در تمام زمینه های عملیاتی وجود دارند. از آنجایی که مدیران وظایف و نقش های متفاوتی را به عهده دارند، برای موفقیت به مهارت هایی در زمینه ارتباطات و حل مسائل نیاز دارند. لذا باید با کامپیوتر و مهم تر از آن با بکارگیری اطلاعات آشنا باشند.(صرافی زاده، ۱۳۸۹، ص۲۰)

۲-۲-۶- مفهوم فناوری اطلاعات:

با توجه به تعاریف فناوری و اطلاعات برای فناوری اطلاعات نیز تعاریف متعددی ارائه شده اند که از آن جمله می توان گفت فناوری اطلاعات:
– تلفیقی از دستاوردهای مخابراتی، روش ها و راهکارهای حل مسأله و توانایی راهبری با بهره گرفتن از دانش رایانه ای است.
– شامل موضوعات مربوط به مباحث پیشرفته علوم و فناوری رایانه ای، طراحی رایانه ای، پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی و کاربردهای آن است.
– تلفیقی از دانش سنتی رایانه و فناوری اطلاعات به منظور ذخیره، پردازش و تبادل هر گونه داده (اعم از متن، صوت، تصویر و غیره) است.
– واژه ای کلی است که برای وسعت بخشیدن به محصولات و خدمات الکترونیکی حاصل از نوآوری های مخابراتی و رایانه ای از آن استفاده می شود.
– مجموعه ای از سخت افزار، نرم افزار و فکرافزار است که گردش و بهره برداری از اطلاعات را امکان پذیر می سازد.
– عبارت است از همه شکل های فناوری که برای ایجاد، ذخیره سازی و استفاده از شکل های متفاوت اطلاعات، شامل: اطلاعات تجاری، مکالمات صوتی، تصاویر متحرک، داده های چندرسانه ای به کار می رود.
-فناوری اطلاعات شاخه ای از فناوری است که با بهره گرفتن از سخت افزار، نرم افزار و شبکه افزار، مطالعه و کاربرد داده و پردازش آن را در زمینه های: ذخیره سازی، دستکاری، انتقال، مدیریت، کنترل و داده آمایی خودکار[۱۱۲] امکان پذیر می سازد..(فتحیان، مهدوی نور، ۱۳۹۱، ص۴۵)
شاید یکی از مشکلات در اینجا تعریف فناوری اطلاعات[۱۱۳] باشد. هر کس با نگرش متفاوت، تعریف متفاوتی از فناوری اطلاعات ارائه می کند. (زرگر، ۱۳۸۲، ص ۱۵). ماهیت و ابعاد بسیار گسترده این فناوری، تعریف دقیق آن را با مشکل مواجه می سازد. (فتحیان، ۱۳۸۴، ص ۱۷) تعریف فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت تغییرپذیر آن باید همراه با یک نگرش دینامیک[۱۱۴] باشد تا استاتیک[۱۱۵] (زرگر، ۱۳۸۲، ص ۱۵). به طور کلی تعاریف مختلفی برای فناوری اطلاعات ارائه شده که مهمترین آنها در ذیل آمده است:
– فناوری اطلاعات عبارت است از همه اشکال فناوری ساخت، ذخیره سازی، تبادل و بکارگیری اطلاعات در شکل های گوناگون اطلاعات تجاری، مکالمات صوتی، تصاویر ساکن و متحرک، ارائه چند رسانه ای و سایر اشکالی که هنوز به وجود نیامده اند.
– فناوری اطلاعات عبارت است از همه شکل های فناوری که برای ایجاد، ذخیره و استفاده از شکل های مختلف اطلاعات، شامل اطلاعات، تجاری، مکالمات صوتی، تصاویر متحرک و داده های چندرسانه ای به کار می رود. (مقدمی، ۱۳۸۷، صص ۲۱-۲۰)

۲-۲-۶-۱- فناوری اطلاعات و ارتباطات:

فناوری اطلاعات و ارتباطات[۱۱۶] شامل سه مولفه است:
الف) فناوری
ب) اطلاعات
ج) ارتباطات
فناوری و اطلاعات را قبلاً تعریف کرده ایم، اما ارتباطات چیست؟
«ارتباطات فرایندی است که ارگانیسم ها را به یکدیگر پیوند می دهد.» این ارگانیسم ممکن است به دو دوست که با هم صحبت می کنند، روزنامه ها و خوانندگان آنها، کشور و خدمات پستی و سیستم تلفن آن اشاره داشته باشد.
در هر ارتباطی چهار جزء اصلی وجود دارد که عبارتند از:
الف) فرستنده
ب) گیرنده
ج) پیام
د) محیط ارتباطی
هدف از برگزاری ارتباط، انتقال پیام (نماد) از طریق محیط ارتباطی بین فرستنده و گیرنده است. دو واژه «فناوری اطلاعات» و «فناوری اطلاعات و ارتباطات» از یک مفهوم برخوردارند و به جای یکدیگر نیز استفاده می شوند. اگرچه در منابع اطلاعاتی متعلق به کشور آمریکا، معمولاً از فناوری اطلاعات و در منابع اروپایی بیشتر از فناوری اطلاعات و ارتباطات استفاده می شود.
گاهی فناوری ارتباطات را به شکل: هرگونه روشی برای تبادل اطلاعات بین دو یا چند نقطه تعریف می کنند. در این صورت مشخص است که مفهوم فناوری اطلاعات و ارتباطات ذیل مفهوم فناوری اطلاعات قرار می گیرد و فناوی اطلاعات بار معنایی کامل تری را دربرخواهد داشت. (فتحیان، مهدوی نور، ۱۳۹۱، صص ۴۶-۴۵)

۲-۲-۶-۲-ابعاد بکارگیری فناوری اطلاعات:

مارتینز فناوری اطلاعات را در ۶ دسته وسیع مطابق با اهدافی که به کار گرفته می شوند دسته بندی کرده است:
فناوری اطلاعات در امور اداری، در ارتباطات، پشتیبان تصمیم گیری، در برنامه ریزی تولید، در طراحی محصول و در عملیات و کنترل تولید. وی معیارهای اندازه گیری های کاربردهای فناوری اطلاعات در فعالیت های مختلف سازمان را مطابق جدول (۲-۳) خلاصه نموده است: