۲-۸-۴- بودجه ‌به ‌عنوان ‌‌ابزارکنترل

وقتی منظور از بودجه، کنترل باشد، نظام بودجه­ای بر روی طبقه ­بندی هزینه­ ها و طبقه ­بندی سازمانی متمرکز می­گردد که همان طبقه ­بندی بر اساس فصول ‌و ‌مواد ‌هزینه ‌است. درنظام بودجه­ای مبتنی بر کنترل، سازوکار تخصیص که عبارت از درصدی از سقف اعتبارات بودجه­ای در هر یک از اقلام هزینه­ای در فواصل زمانی مختلف است و سازمان متولی بودجه در این نظام جزئی از تشکیلات سازمان است و کارکنان آن را گاهی حسابداران خبره تشکیل می­ دهند (صراف، ۱۳۵۴).

۲-۹- مراحل بودجه ­ریزی

بودجه­بندی فرآیندی مستمر است که ارکان و عناصر آن در بیش­تر کشورها تقریبا با یکدیگر شباهت دارند، این وجه تشابه مراحل اساسی بودجه از تهیه و تنظیم تا اجرای آن است. روش­هایی که در این مراحل اعمال می­ شود به لحاظ هدف یکی بوده، ولی کیفیت به کار گرفتن آن ها ممکن است کم و بیش فرق کند.

برای انجام فرایند بودجه‌ریزی رئوس بودجه باید مشخص شود که این رئوس شامل موارد زیر ‌می‌باشد:

هزینه های حقوق و دستمزد، هزینه های ارتباطی، حمل و نقل، آموزش کنفرانس­ها، هزینه‌ای اداری، هزینه های کمکی مثل اجاره، استهلاک ساختمان‌های رهن گرفته شده، نظافت، سیستم گرمایشی، روشنایی، هزینه های غیر مترقبه، بدون در نظر گرفتن مکانیزمی که برای آماده سازی بودجه به کار گرفته می­ شود، مدیر سازمان همواره باید میزان واقعی پول را برای تعیین بودجه در نظر بگیرد. در حین فرایند برنامه‌ریزی بودجه واحدها باید مطمئن شد که اهداف آن ها با اهداف سازمان، موضوعات و اولویت‌های کاری که سازمان خودش را درگیرآن می­داند، و نه به طور کامل با ملاحظه دخل وخرج سازمان مطابقت دارد. البته در تنظیم بودجه دقیق و مناسب باید موارد زیر را فراهم نمود:

الف) پیشینه اطلاعاتی مناسب ومرتبط با سازمان و واحدهای آن

ب) بحث مختصری پیرامون برنامه های مرتبط با دوره های کاری

ج) بررسی بودجه با اطلاعات زمانی مناسب

د) جزئیات هزینه ها (مکی، ۲۰۰۳(

در فرایند بودجه‌ریزی، ارائه رسمی بودجه کلید موفقیت مدیر و از روش­هایی است که سازمان مربوطه به کار ‌می‌گیرد و ممکن است از یک سال مالی نسبت به سال مالی دیگر در همان سازمان تغییر کند. با پایان یافتن تنظیم بودجه، مدیران سازمان­ها آن را برای منابع مورد نظر مصرف ‌می‌کنند، مصرف پول از قوانین خاصی پیروی می­ کند و بستگی به سازمان دارد و راهکارهایی که با مشارکت سازمان است، برنامه‌ریزی می­ شود. این راهکارها باید اطمینان دهد که موارد مصرف دارای ارزش مشخص بوده و برآورده کننده اهداف سازمان می­باشند و تنها به کالاها و خدماتی پول پرداخت می شود که خریداری شده و یا تحویل داده شده است و برای پایان سال مالی مدیران اجرایی باید در قالب یک مدل صحیح عمل کنند (مکی، ۲۰۰۳).

سازمان­ها عموما برای تنظیم بودجه، نخست برآوردهای درآمد و هزینه را برای دوره آینده پیش ­بینی ‌می‌کنند، سپس از مجموع این برآوردها و تطبیق آن ها با اطلاعات و مفروضات جمع ­آوری­ شده، بودجه پیشنهادی را تهیه و تنظیم ‌می‌کنند و پس از تصویب مراجع صلاحیت دار، برای اجرا آماده می­ شود. آن ها روش ها و تدابیر لازم را برای حسن اجرای بودجه به کار می­بندند و عمل نظارت به صورت بررسی نتیجه عملیات انجام ‌می‌گیرد تا ‌به این وسیله از برخورد مسایل و بروز مشکلات جلوگیری شود.

۲-۱۰- سه هدف عمده بودجه عبارتند از:

بودجه همان‌ طور که سایر سازمان‌ها ازجمله سازمان اصلی متشکل از چند واحد تخصصی را تحت تاثیر قرارمی دهد، خود واحدهای تخصصی را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. سه هدف عمده بودجه عبارتند از:

۱- برنامه­ ریزی

۲- همکاری و مشارکت

۳- نظارت و کنترل

این سه هدف چنین بیان می­دارد که بودجه و فرایند مدیریت مالی انعطاف­پذیر است و برای یک دوره مالی جوابگو ‌می‌باشد چرا که بودجه معمولی­ترین بُعد(مخرج ( یک سازمان است و در چرخه هر سازمان ثابت ‌می‌باشد (مکی،۲۰۰۳).

۲-۱۱- مزایای بودجه ­ریزی

۱- همواره اطلاعات ‌در مورد درآمدها و هزینه ها و حجم فعالیت­ها را ارائه می­دهد و نزدیکترین و با صرفه­ترین راه ­ها برای انجام برنامه­ ها و رسیدن به اهداف انتخاب می­گردد..

۲- بودجه کمک می­ کند که با حداقل امکانات، حداکثر کارایی در اقتصاد ایجاد شود. دولت از طریق بودجه می ­تواند به مقابله با نوسانات اقتصادی و کنترل رکود، تورم بپردازد برنامه ­های مختلف را در کل کشور هماهنگ کند یا بعبارت دیگر با بودجه ­ریزی بین برنامه ­های مختلف دولت در امور اقتصادی فرهنگی، اجتماعی، سیاسی هماهنگی کنند.

۳- بودجه سازمان را در دستیابی به اهداف یاری می­دهد.

۴- امکان نظارت سازمان را بر دستگاه­های اجرایی را فراهم می­ کند.

۲-۱۲- ویژگی­های یک سیستم بودجه ­ریزی مناسب

بودجه وسیله­ای برای بهبود مدیریت، برنامه­ ریزی و کنترل ‌می‌باشد، ‌بنابرین‏ سیستم بودجه برای این که بتواند مدیران را در امر برنامه­ ریزی کنترل و یاری نماید، باید ویژگی­های زیر را داشته باشد:

۱– سیستم باید قادر باشد بر اساس اهداف تعیین شده و برنامه­ ریزی­های انجام شده بودجه هر یک از واحدها را تعیین نماید.

۲- سیستم قادر باشد گزارش­های مورد نیاز جهت برنامه­ ریزی و کنترل مالی را برای کل سازمان فراهم نماید.

۳- سیستم باید قادر باشد گزارش­های مورد نیاز جهت برنامه­ ریزی و کنترل مالی رااز طریق مقایسه بودجه مصوب با عملکرد بودجه( ارقام واقعی) فراهم نماید.

۴- سیستم باید قادر باشد متغیرهای قابل کنترل و غیرقابل کنترل را شناسایی نماید.

۵- سیستم باید قادر باشد هر لحظه مقایسه بین بودجه مصوب، تخصیص، عملکردهر برنامه را ارائه دهد.

در حالت ایده آل، مدیریت مایل است که بودجه فراهم آورنده همه یا برخی ‌از نقش­های زیر باشد:

الف- یک ابزار تحلیل زمانی صحیح باشد.

ب- توانایی پیش ­بینی عملکرد را داشته باشد.

ج- وسیله مناسبی برای تخصیص منابع باشد.

د- توانایی کنترل عملکرد جاری را داشته باشد.

ه – قابلیت تعیین انحراف از پیش ­بینی­ها را داشته باشد.

و- قابلیت تعیین فرصت­ها و تهدیدها را داشته باشد.

ز- ظرفیت استفاده از عملکرد گذشته ر ا به عنوان یک وسیله آموزشی و راهنما داشته باشد.

ح – در یک چارچوب قابل فهم ارائه شود، به طوری که ایجاد کننده وفاق و حمایت از بودجه سالانه باشد.

ط- هدف­های گوناگون و شقوق مختلف نیل به آن ها را تحلیل نماید.

ی – از تجزیه و تحلیل­های منظم و بررسی­ های خاص، اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم ­گیری را در تمام سطوح مدیریت ارائه نماید (گل محمدی، ۱۳۷۹).

ویژگی­های دیگری که می توان برای یک سیستم بودجه ­ریزی مطرح کرد عبارت است از ساختار بودجه باید به گونه ­ای باشد که همرا با شفافیت اطلاعات, مصالح اجتماعی را تامین کند (بشیری نژاد،۱۳۸۱).

۲-۱۳- عوامل عمده ناکام کننده سیستم بودجه ­ریزی

این عوامل، عمدتاًً به مدیران مربوط می­ شود، که عبارتند از :