ساختار به مدیران نشان می‌دهد که مسئول سرپرستی چه کسانی هستند و به کارکنان، مدیرانی را می شناساند که از آن ها آموزش و دستور می گیرند. کمک به جریان اطلاعات نیز از تسهیلاتی است که ساختار برای سازمان فراهم می‌کند. ساختار سازمانی باید توان تسریع و تسهیل تصمیم گیری، واکنش مناسب به محیط و حل تعارضات بین واحد ها را داشته باشد. ارتباط بین ارکان اصلی سازمان و هماهنگی بین فعالیت های آن و بیان ارتباطات درون سازمانی از نظر گزارش دهی و گزارش گیری، از وظایف ساختار سازمانی است (ال.دفت،۱۳۸۶).[۸]
سنگ زیرین ساختار، نقش های افراد در سازمان و الگوی روابط میان نقش ها، ساختار سازمانی را شکل می‌دهد. بنابرین ساختار را می توان انتظارات موجود از هر نقش و ارتباط میان آن ها دانست. این نقش ها اغلب به وسیله شرح پست ها و شرح شغل ها و اسناد مکتوب که حوزه مسئولیت ها و دامنه فعالیت هر شغل را مشخص می‌کنند، جنبه قانونی می‌یابد. بین ساختار سازمانی و نمودار سازمانی باید تمایز قائل شد. ساختار سازمانی که مفهوم کلی تری هست، به وسیله نمودار سازمانی نشان داده می شود. در نمودار سازمانی؛ روابط اختیار، کانال های ارتباط رسمی و گروه‌های کاری رسمی و خطوط رسمی پاسخ‌گویی نمایان است (هاج و آنتونی ،۱۹۹۱ ).[۹]
بنابرین می توان گفت ساختار آیینه تمام نمای قواعد، مقررات، رویه ها، استانداردها، جایگاه تصمیم گیری، نحوه ارتباطات، تفکیک بخش ها، مشاغل و تلفیق آن ها و سلسله مراتب اختیارات است. مفهوم نسبتاً ساده و ملموس از ساختار به شکل نمودار سازمانی، تمایل می شود که یک نماد قابل رؤیت از کل فعالیت ها، شیوه های ارتباطی و فرایندهای سازمانی است. پس می توان این گونه استدلال کرد که نمودار سازمانی، تلخیص و تجریدی از واقعیت ساختار سازمانی است.
۲-۲-۲ .عوامل تعیین کننده ساختار سازمانی
نگرش اقتضایی که یک تفکر غالب در تئوری سازمان است، بر این نکته تأکید دارد که اعتبار، اثربخشی و کارایی و بهره وری ساختار سازمانی به عوامل اقتضایی، استراتژی، تکنولوژی، محیط، فرهنگ سازمانی و اندازه سازمان بستگی دارد. باید توجه داشت که آن چه امروز یک عامل مهم اقتضایی برای سازمان تلقی می شود، در آینده ممکن است با عامل دیگری جایگزین شود و یک ساختار سازمانی کارا و اثر بخش باید بتواند بین سازگاری داخلی و سازگاری خارجی سازمان تعادل برقرار کند. توجه به عوامل اقتضایی در محیط متلاطم امروزی امری حیاتی است و در مواردی بقای سازمان را رقم می زند. از این رو ساختار باید با در نظر داشتن این عوامل، طراحی شود تا بتواند زمینه تحقق اهداف و استراتژی های سازمان را فراهم کند (مورنو لوزون وپریس ، ۲۰۰۱ ).[۱۰]
۲-۲-۲-۱٫استراتژی
استراتژی می‌تواند به عنوان فرایند تعیین اهداف بنیادی بلند مدت، اتخاذ شیوه کار و تخصیص منابع لازم برای تحقق این اهداف تعریف شود. استراتژی به معنی اعمالی است که سازمان برای پاسخ یا پیش‌بینی تغییرات محیط خارجی طراحی می‌کند. نخستین بار پذیرش اهداف و استراتژی به عنوان عوامل تعیین کننده ساختار سازمانی در مفروضات اقتصاد کلاسیک مطرح گردید. به اعتقاد پیتر دراکر، ساختار وسیله ای است برای حصول اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمان. از این رو هر نوع بحث و بررسی پیرامون ساختار باید با اهداف و استراتژی آغاز گردد( برایان و جوی ، ۲۰۰۷ ).[۱۱]
۲-۲-۲-۲٫اندازه سازمان
اندازه سازمان عبارت است از بزرگی آن که به صورت تعداد افراد یا کارکنان مشخص می‌گردد. بزرگی را می توان با توجه به یک واحد خاص، یک دایره، یک بخش یا کل سازمان مشخص کرد. از آن جا که سازمان ها سیستم های اجتماعی هستند، بنابرین معمولاً اندازه یا بزرگی آن ها را بر حسب تعداد کارکنان مشخص می‌کنند. شاخص های دیگری مثل کل فروش یا کل دارایی ها نشان دهنده اندازه و بزرگی سازمان هستند، ولی از دیدگاه و جنبه نیروی انسانی آن ها نشان دهنده بزرگی سازمان نمی باشند. اندازه یکی از عوامل اثر گذار روی ساختار سازمان و فرآیندهای آن است. در مورد رابطه بین اندازه و ساختار نظرات متفاوتی ارائه شده است و عده ای آن را از علل ساختار و بعضی نتیجه ساختار می دانند. ولی آن چه مسلم است اندازه یکی از عوامل اثر گذار بر ساختار در کنار سایر عوامل می‌باشد (ال.دفت،۱۳۸۶).
۲-۲-۲-۳ . تکنولوژی
تکنولوژی سازمان عبارت است از ماهیت زیر سیستم تولید، و شامل عملیات و روش های فرایند تولید (تبدیل اقلام مصرفی به اقلام تولیدی ) می شود.
مطالعات نشان می‌دهد که تکنولوژی روی پرسنل سازمان، وظایف، طراحی سیستم های کنترل، هزینه ها و دستمزدها، تفکیک مدیریت از مالکیت، حیطه نظارت مدیران و ساختار سازمان به طور کلی تأثیر دارد. مطالعات متعددی در رابطه با تأثیر تکنولوژی بر ساختار صورت گرفته است که می توان به تحقیقات وودوارد در اواسط دهه ۱۹۶۰ اشاره کرد ( دونالسن ، ۲۰۰۷ ).[۱۲]
۲-۲-۲-۴٫ محیط
محیط به معنای عوامل خارج از سازمان است، اثر بخشی عملیات روزمره و رشد بلند مدت سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند و سازمان کنترل کمی روی آن ها دارد و یا اصلاً آن عوامل قابل کنترل به وسیله سازمان نیستند. برخی از این عوامل عبارتند از صنعت، دولت، مشتری، عرضه کنندگان کالا و مؤسسات مالی و سازمان های دیگر از جمله مهم ترین عوامل محیطی هستند که بر یک سازمان اثر می‌گذارند. انطباق بین عوامل داخلی سازمان که ساختار یکی از این عوامل محسوب می شود و عوامل بیرونی و محیطی سازمان، از نکات کلیدی است که باید مورد توجه سازمان ها قرار گیرد ( پِرتوسا- اورتگا و همکاران ، ۲۰۰۸ ).[۱۳]
۲-۲-۲-۵٫ فرهنگ سازمان
فرهنگ سازمان نشان دهنده مجموعه ای از ارزش ها، باورها، هنجارها و تفاهم هایی است که سازمان در آن ها با کارکنان وجوه مشترک دارند. امکان دارد که این ارزش ها مربوط به نوعی رفتار و رعایت برخی اصول اخلاقی، تعهد در برابر کارکنان، کارایی یا ارائه خدمت به مشتری باشند. فرهنگ سازمانی چیز نانوشته ای است ولی با توجه به شعارها، جشن ها، نوع لباس و نمای سازمان قابل مشاهده می‌باشد.
ساختار و فرهنگ به صورت زیادی به یکدیگر مرتبط هستند و بنابرین به هر دو باید در یک زمان توجه شود. تغییر ساختار بدون توجه کافی به ارزش ها و عقاید سازمانی باعث تحمیل هزینه های سنگین می شود. علاوه بر این در شرایطی که سازمان تغییرات در ساختارش به وجود می آورد، بدون توجه به فرهنگ سازمانی تنش و درگیری بین کارکنان افزایش می‌یابد.
بدین دلیل که فرهنگ بر اساس عقاید و ارزش های کارکنان سازمان شکل می‌گیرد، تغییر آن زمان قابل توجهی را می‌برد. کارکنان می‌توانند از طریق کسب مهارت های ویژه برخورد بهتری با تغییر فرهنگ داشته که خود می‌تواند نگرانی و ترس کارکنان را در این زمینه کاهش دهد (عبدالرشید و همکاران ، ۱۹۹۴ ).[۱۴]
آخرین نظرات