۲-۱-۶- روش های تمایز ارتباطات سازمانی با دیگر ارتباطات :

۱_ یکی از روش های مهم ارتباط سازمانی ماهیت هدف مدار است که در آن فعالیت‌ها به منظور تحقق اهداف فردی و سازمانی هماهنگ می‌شوند (مقدم ،۱۳۸۹).

۲_ دومین روشی که ارتباط سازمانی را از سایر ارتباط ها متمایز می‌کند«سیستم های سازمان یافته» است. زمانی که ‌با قوانین سازمان آشنا شدیم ساختار می‌تواند به ارتباط کمک کند همچنین ساختار سازمانی می‌تواند ارتباط را تحت تاثیر قرار دهد و این به خاطر روابط « قدرت » که اغلب از معنای ساختار استنباط می شود و می‌تواند تاثیر زیادی روی رفتار ارتباطی ما داشته باشد (مقدم ،۱۳۸۹).

۳_ سومین روشی که ارتباط سازمانی را از سایر ارتباط ها متمایز می‌کند خصوصیت « پیوند محیطی » سازمان است (مقدم ،۱۳۸۹).

وقتی که ما سازمان‌ها را پیوند خورده و درون محیط بزرگتری می بینیم ارتباط می‌تواند از چند طریق تحت تاثیر قرار گیرد.

ما ارتباط را به عنوان رویدادهای هم درون مرزها و هم با گذر از مرزهای سازمانی می بینیم.

باید افراد را به عنوان کسانی که وارد سازمان می‌شوند و از آن خارج می‌شوند در نظر بگیریم.

به طور خلاصه وقتی که سازمان‌ها را به عنوان ماهیت های پیوند خورده « درون محیط » تلقی می‌کنیم باید ارتباط درونی و بیرونی با سطوح متعدد سیستم های سازمانی را در نظر داشته باشیم (مقدم ،۱۳۸۹).

۲-۱-۷- انواع ارتباطات :

پیام عبارت است از شکل عینی شده مفهوم ذهنی موردنظر فرستنده پیام. پیام ممکن است کلامی و یا غیر کلامی باشد. پیام کلامی به صورت نوشتار و یا گفتار است و پیام غیر کلامی علائم، اشارات و تصاویر هستند که برای ایجاد ارتباط به کار می‌روند و دربرگیرنده حرکت اعضا و اندام و شامل آهنگ، صدا و اشاره هم می‌شود، مثل تصویر پرستاری که انگشت خود را بربینی نهاده و شما را دعوت به سکوت می‌کند (صادق پور ،۱۳۸۲).

البته باید بدانیم در همه موارد حرکت یک عضو نمی‌تواند یک مفهوم جهانی به خود بگیرد. پیام های کلامی به صورت سمعی، بصری، کتبی، سمعی_بصری، بصری_ کتبی، سمعی_ کتبی تقسیم بندی شده‌اند که فرستنده پیام موظف است برای فرستادن پیام خود از یکی از فعالیت‌های سخن گفتن، کاربرد وسیله مکانیکی برای ارسال پیام، عمل تحریر و نوشتن یا ترکیبی از این فعالیت‌ها متناسب با پیامی که می‌خواهد بفرستد استفاده کند و گیرنده پیام نیز موظف است جهت دریافت، گوش دادن، مشاهده، خواندن یا ترکیبی از این فعالیت‌ها متناسب با پیام فرستاده شده، را استفاده کند (صادق پور ،۱۳۸۲).

در تقسیم بندی دیگر راه‌های شناخته شده در ایجاد ارتباط، کتبی و شفاهی هستند که در ادامه مزایا و معایب هرکدام را مورد بررسی قرار می‌دهیم:

۲-۱-۷-۱- ارتباطات کتبی:

در ارتباط کتبی ^[۱۴] ایده ها و اندیشه ها با بهره گرفتن از نوشتار منتقل می‌شوند یادداشت ها، گزارش ها و نامه ها نمونه هایی از ارتباطات کتبی هستند .ارتباط کتبی به افراد اجازه می‌دهد که با سرعت دلخواه از اطلاعات استفاده کنند و هر قسمت از آن را که دشوار است دوباره تکرار کنند اگر چه این نوع ارتباط فاقد اشاره های غیر کلامی است و امکان بازخورد های آنی ندارد اما امتیاز آن ثبات ،دوام و رسمیت است. سازمان‌ها از انواع مختلف پیام کتبی مانند گزارش، یادداشت، نامه گزارش‌های خبری و نامه از طریق پست الکترونیکی ^[۱۵] استفاده می‌کنند. پیام کتبی برای وضعیتی است که یک پیام می‌بایستی به افراد بسیار و به نقاط مختلف ارسال گردد و نسخه‌ای از‌آن نیز در بایگانی نگهداری شود (صادق پور ،۱۳۸۲).

مزایای ارتباطات کتبی:

۱- ارتباطات کتبی شواهدی از رویدادها، اقدامات و روند عملیات به دست می‌دهد.

۲- سوابق مدون و مکتوبی برای مراجعات بعدی به وجود می‌آورد.

۳- امکان سوء تفاهم و تفسیر و تعبیر غلط را کاهش می‌دهد.

۴- فرستنده پیام دقت بیشتری می‌کند و بهتر فکر می‌کند.

معایب ارتباطات کتبی:

۱- وقت زیادی صرف می‌شود.

۲- برای اطمینان از این که گیرنده، پیام را درست دریافت کرده، بازخورد وجود ندارد.

۳- مطالب مکتوب قبل از فرا‌رسیدن زمان مناسب برای ابرازشان ممکن است انشاء شوند، در نتیجه ‌کارآمدی خود را از دست می‌دهند.

۴- به دلیل استفاده از ارتباط کتبی، روابط افراد بیشتر جنبه رسمی پیدا می‌کند.

۲-۱-۷-۲- ارتباطات شفاهی:

در ارتباط شفاهی^[۱۶] اندیشه ها با بهره گرفتن از واژه ها منتقل می‌شوند.مدیران معمولا با بهره گرفتن از ارتباط شفاهی با همکاران و کارکنان خود ارتباط برقرار می‌کنند . مکالمه رو در رو و مکالمه تلفنی و ملاقاتهای خصوصی نمونه های از ارتباط شفاهی هستند این ارتباط به شنوندگان اجازه می‌دهد که در میان اشاره های غیر کلامی معانی اضافی را تشخیص دهند . در این نوع ارتباط باخوردهای آنی امکان پذیر است . محدودیت عمده ارتباط شفاهی طبیعت گذار و موقتی آن است که موجب تعبیر نادرست می شود و ممکن است یاد آوری مجدد آن به طور صحیح صورت نگیرد (صادق پور ،۱۳۸۲).

مزایای ارتباطات شفاهی:

۱- ارتباط شفاهی ساده است و وقت کمتری می‌گیرد و از نظر هزینه ارزان‌تر است.

۲- از تأخیر و کاغذ بازی جلوگیری می‌شود.

۳- رفاقت در سازمان ایجاد می شود و به دلیل تماس‌های شخصی موجب پدید آمدن احساس تعلق می‌شود.

۴- هر گونه سوءتفاهم و تفسیر نادرست برطرف می‌شود.

معایب ارتباطات شفاهی:

۱- از ارتباطات شفاهی هیچ گونه سابقه ای برجا نمی‌ماند.

۲- ارتباطات شفاهی در جریان عبور از سلسله مراتب سازمان و عبور از افراد مختلف تحریف می‌شود و هر قدر تعداد افرادی که پیام از آن ها عبور می‌کند بیشتر باشد احتمال تحریف پیام بیشتر است.

۳- وقتی فاصله جغرافیایی گیرنده و فرستنده پیام زیاد باشد، ارتباط شفاهی نمی‌تواند به درستی انجام شود.

۴- گیرنده پیام ممکن است پیام را بر مبنای برداشت خود تفسیر کند و نه بر اساس مقصود فرستنده پیام.

۵- درباره پاسخ های فوری نمی‌توان به دقت اندیشید.

۶- نحوه صحبت کردن، تون صدا و حرکات صورت ممکن است معنای متفاوتی به گیرنده پیام القا کند.

۲-۱-۷-۳- ارتباطات یک جانبه :

در ارتباطات یک جانبه ^[۱۷]هر گاه عکس العمل گیرنده پیام نسبت به پیام ابراز نشود، آن ارتباط را یک جانبه گویند. یعنی در این نوع ارتباط، بازخورد پیام وجود ندارد ( سایت ویکی پیدیا^[۱۸]).

۲-۱-۷-۴- ارتباطات دوجانبه :

در ارتباطات دو جانبه ^[۱۹] چنانچه محیط به گونه‌ای باشد که گیرنده عکس العمل ها و نظرات خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده پیام برساند و عملا چنین کند، ‌به این ارتباط، ارتباط دوجانبه می‌گویند( سایت ویکی پیدیا).

ممکن است ارتباط دوجانبه در محیطی تبدیل به ارتباط یک جانبه شود، ‌به این صورت که هرگاه فرستنده پیام مطالب دشوار، کسل کننده یا بیش ازحد تخصصی ارائه دهد، تا زمانی که گیرندگان، قادر به دریافت و درک مفاهیم باشند، بازدهی مثبت است ولی هرگاه توان و انرژی گیرندگان برای دریافت و تحلیل ذهنی مفاهیم کاهش یابد در صورتی که فرستنده ادامه بحث را برای زمان دیگری بگذارد ارتباط دوجانبه باقی می‌ماند ولی در صورتی که به ادامه بحث بپردازد، ارتباط یک جانبه می‌شود(رضائیان ،۱۳۸۲) .